Un buen software de audiología para un centro auditivo reúne en un solo programa la ficha clínica del paciente, la agenda, la conexión con NOAH, el stock de audífonos por número de serie, las reparaciones, los bonos y la facturación con VeriFactu. Y todo ello con los datos de salud protegidos como exige el RGPD.
Un CRM genérico o una hoja de cálculo cubren una parte. El problema aparece en lo que es propio del sector: audiometrías, adaptaciones, garantías, préstamos durante una reparación o la trazabilidad de cada audífono. En esta guía repasamos los módulos imprescindibles, cómo elegir entre opciones y qué preguntar en la demo.
Qué es un software de audiología (y qué no es)
En el sector se usan varios nombres para lo mismo: software de audiología, programa para centro auditivo, CRM de audiología o software para gabinete audioprotésico. Todos se refieren al programa de gestión del centro: pacientes, citas, ventas, stock y facturación.
No hay que confundirlo con el software de los fabricantes para programar audífonos, ni con NOAH, la plataforma de HIMSA donde muchos centros guardan audiometrías y sesiones de adaptación. El programa de gestión no sustituye a NOAH: se integra con él para no duplicar datos.
Los módulos imprescindibles
1. Ficha del paciente e historia clínica
Es el centro de todo. La ficha debe reunir los datos personales y de contacto, la anamnesis, las audiometrías, los productos adaptados, las revisiones, las ventas y las reparaciones. Sin saltar entre programas ni carpetas.
Comprueba que:
- La anamnesis sea configurable y el paciente pueda rellenarla antes de la cita. Lo explicamos en cómo configurar tu anamnesis.
- Veas de un vistazo el historial completo: pruebas, productos, prescripciones y seguimiento postventa.
- Registre el origen del paciente (médico, campaña, recomendación) para medir tu captación.
Qué datos debe contener la ficha lo detallamos en cómo crear una ficha de cliente completa, y las obligaciones legales en nuestra guía de la historia clínica audiológica.
2. Agenda y recordatorios
La agenda de un centro auditivo no es una agenda de peluquería. Combina primeras visitas, pruebas en cabina, adaptaciones, revisiones periódicas, entregas de reparaciones y, a veces, visitas a domicilio.
Busca:
- Vista por día, semana y mes, con filtro por profesional o por consulta.
- Reprogramar arrastrando la cita, sin volver a teclearla.
- Acceso directo a la ficha desde la cita.
- Recordatorios automáticos por SMS o email, con tiempos y textos configurables. Son la herramienta más directa contra las ausencias.
3. Integración con NOAH
Si tu centro usa NOAH, la integración es un criterio eliminatorio. Sin ella, el equipo da de alta cada paciente dos veces y los datos acaban desalineados.
Pregunta en qué sentido viajan los datos. En Audyum, por ejemplo, el paciente se envía a NOAH con un clic y se abre su ficha allí. Y si alguien crea un paciente directamente en NOAH, sus datos llegan solos a Audyum. Lo contamos en la integración de Audyum con Noah.
4. Audiometrías y seguimiento clínico
El programa debe dejarte consultar los resultados de las audiometrías desde la ficha del paciente. Así preparas la revisión, justificas un cambio de audífono o detectas a quién toca llamar.
5. Inventario con números de serie
Un audífono no es un producto de estantería. Cada unidad tiene número de serie, garantía y un dueño concreto. El inventario debe:
- Controlar audífonos, accesorios, moldes y repuestos con stock en tiempo real.
- Registrar entradas, salidas, préstamos y devoluciones.
- Seguir cada unidad por su número de serie, desde la recepción del fabricante hasta la entrega al paciente.
- Avisar del stock crítico y facilitar el pedido al proveedor.
Además de ser práctico, tiene una base legal. El Real Decreto 192/2023 (art. 19.2) obliga a los puntos de venta al público de productos sanitarios a llevar un registro documentado de los productos que suministran, con su nombre comercial, la fecha de suministro y el proveedor. Lo ampliamos en números de serie y trazabilidad.
6. Reparaciones, garantías y préstamos
Las reparaciones generan muchas llamadas: «¿cuándo estará mi audífono?». El módulo debe registrar la avería, el estado, el presupuesto, las fechas previstas y la comunicación con el fabricante.
También debe controlar la garantía de cada dispositivo y los audífonos de préstamo mientras dura la reparación. Si no, el préstamo acaba olvidado en un cajón o en casa del paciente. Más detalles en gestión de reparaciones de audífonos.
7. Bonos, descuentos y cobros
Los bonos de servicios (limpiezas, revisiones, pilas) y los pagos fraccionados son habituales en el sector. Comprueba que el programa:
- Gestione bonos desde la ficha del paciente y descuente los usos.
- Admita pagos parciales, varias formas de pago y descuentos.
- Muestre las cuentas pendientes de cada paciente.
Te lo explicamos en gestión de bonos para tus pacientes.
8. Facturación con VeriFactu (o TicketBAI)
El programa de facturación debe cumplir el Real Decreto 1007/2023, el reglamento de los sistemas de facturación conocido como VeriFactu. Los plazos vigentes son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. En Álava, Bizkaia y Gipuzkoa se aplica TicketBAI.
Si cambias de programa ahora, elige uno que ya cumpla. Así no tendrás que migrar dos veces. Lo detallamos en la guía de VeriFactu 2027.
9. Protección de datos (RGPD)
Las audiometrías, la anamnesis y el historial de adaptaciones son datos de salud, una categoría especial según el artículo 9 del RGPD. El software es la herramienta con la que cumples buena parte de esas obligaciones. Exige:
- Roles y permisos: que recepción vea la agenda, pero no las audiometrías ni la facturación.
- Cifrado de los datos y copias de seguridad automáticas.
- Firma electrónica de los consentimientos, guardada en la ficha.
- Un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor (art. 28 del RGPD), porque el proveedor aloja los datos de tus pacientes. Si no te lo ofrece, pídelo.
Repasa los 7 errores de LOPD que pueden costar caro.
Resumen: qué comprobar en cada módulo
| Módulo | Pregunta clave | Señal de alarma |
|---|---|---|
| Ficha del paciente | ¿Veo anamnesis, audiometrías, productos y reparaciones en una sola pantalla? | La información clínica vive en otro programa |
| Agenda | ¿Envía recordatorios automáticos por SMS o email? | Los recordatorios se envían a mano |
| NOAH | ¿Los pacientes se sincronizan en los dos sentidos? | Hay que dar de alta cada paciente dos veces |
| Inventario | ¿Sigue cada audífono por su número de serie? | Solo cuenta unidades por referencia |
| Reparaciones | ¿Controla garantías y audífonos de préstamo? | Las reparaciones se apuntan en una libreta |
| Facturación | ¿Cumple ya VeriFactu y TicketBAI? | «Lo tendremos antes de la fecha» |
| RGPD | ¿Tiene roles, cifrado, copias y firma de consentimientos? | Todos los usuarios ven todo |
Cómo elegir el programa para tu centro auditivo
Especializado o genérico. Un CRM genérico se puede adaptar, pero tendrás que construir tú los números de serie, las garantías, los préstamos y la integración con NOAH. Un programa específico de audiología ya trae esa lógica.
En la nube o instalado. Un programa en la nube funciona desde cualquier dispositivo, se actualiza solo y no depende de un ordenador concreto. Si un equipo se rompe o lo roban, los datos siguen a salvo. Lo analizamos en las ventajas de un software en la nube.
Un centro o varios. Si tienes o piensas abrir más de un centro, comprueba que puedas filtrar la agenda, el stock y la facturación por centro y por profesional.
Coste real. Compara el precio total: cuota, integración con NOAH, recordatorios, formación, migración de datos y permanencia. Una cuota baja con extras de pago puede salir más cara.
Tus datos, siempre tuyos. Pregunta cómo se importan tus datos actuales y cómo te los llevas si un día cambias de proveedor.
Preguntas para hacer en la demo
Lleva esta lista a cada demo y pide que te lo enseñen en pantalla, no que te lo cuenten:
- Dame de alta un paciente, envíalo a NOAH y vuelve a su ficha. ¿Cuántos clics son?
- Enséñame el recorrido de un audífono: recepción, venta, reparación y préstamo, con su número de serie.
- ¿Cómo se configura un recordatorio de cita? ¿Puedo cambiar el texto y la antelación?
- ¿Puede el paciente rellenar la anamnesis desde casa?
- Emite una factura con un pago parcial y un bono. ¿Cumple VeriFactu hoy?
- ¿Qué ve un usuario de recepción? ¿Y un audioprotesista? ¿Puedo limitar permisos?
- ¿Dónde se alojan los datos? ¿Hay cifrado y copias de seguridad diarias?
- Si os lo pido, ¿firmáis un contrato de encargado del tratamiento?
- ¿Cómo importáis mis datos actuales (Excel, CSV, XML)? ¿Tiene coste?
- ¿Hay permanencia? ¿Cómo exporto mis datos si me voy?
- ¿Qué formación y qué soporte incluye? ¿Me atiende una persona?
- ¿Puedo probarlo con mis datos antes de decidir?
Cómo lo resuelve Audyum
Audyum es un software de gestión hecho para centros auditivos. Reúne en un solo programa en la nube los módulos de esta guía:
| Necesidad | Módulo de Audyum |
|---|---|
| Ficha, anamnesis, audiometrías y seguimiento | CRM de pacientes |
| Agenda y recordatorios por SMS o email | Gestión de citas |
| Audífonos, moldes y repuestos por número de serie, con avisos de stock crítico | Inventario |
| Reparaciones, garantías y préstamos | Reparaciones |
| VeriFactu, TicketBAI, bonos y pagos parciales | Facturación |
| Sincronización de pacientes | Integración con Noah |
Incluye cifrado, copias de seguridad diarias, roles y permisos, y firma electrónica de consentimientos. Si lo solicitas, firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento. Importamos tus datos desde Excel, CSV o XML sin coste adicional. Los planes son sin permanencia, con o sin NOAH, e incluyen soporte humano y formación. Consulta los precios.
¿Quieres ver cómo funciona con un caso real de tu centro? Pide tu demo gratuita y te lo enseñamos con las preguntas de esta lista.